Rapports de sécurité : Pratiques exemplaires pour les agents de sécurité utilisant TrackTik

Les rapports de sécurité sont un élément fondamental de la façon dont nos agents de sécurité assurent la sécurité des sites de nos clients. Un rapport bien rédigé et précis est essentiel pour communiquer ce qui se passe sur le site, qu'il s'agisse de consigner des preuves de comportement suspect, de signaler les problèmes d'entretien ou de détailler les urgences médicales. Ces rapports tiennent nos clients au courant, guident les décisions de suivi, fournissent des preuves essentielles aux organismes d'application de la loi et garantissent que nos procédures et stratégies de sécurité fonctionnent efficacement.

Quel est l'objectif d'un rapport de sécurité ?

Les gardes de sécurité constituent la première ligne de défense en matière de prévention du crime et des incidents, et leurs rapports servent de registres de toutes les activités liées à la sécurité. Ces rapports documentent les incidents, les registres de patrouille et les observations, fournissant à la direction et à la direction de l'équipe les détails nécessaires pour prévenir de futurs incidents. Le suivi des menaces, des vulnérabilités et des incidents à la sécurité peut aider les entreprises et leurs équipes de sécurité à identifier les tendances, à corriger les points faibles et à mettre en œuvre des améliorations stratégiques qui dissuadent les activités criminelles.

Les entreprises ne sont pas les seules à pouvoir bénéficier de rapports de sécurité solides. Dans de nombreux cas, les rapports de sécurité sont essentiels pour aider les organismes d'application de la loi dans les affaires criminelles, y compris le vol, la violence physique et le vandalisme. Étant donné que les agents de sécurité sont souvent des témoins oculaires de crimes, leurs rapports détaillés fournissent des renseignements essentiels à la police.

Tous les agents de sécurité, y compris gardes de sécurité de patrouille, gardes de sécurité tactiques, prévention des pertes infiltration, et gardes de sécurité de conciergerie, rédige des rapports dans toutes les industries. Cela offre la vision la plus large possible lors de l'examen de données importantes en matière de sécurité et permet une analyse complète.

Pourquoi une bonne documentation est importante

Chez Blackbird Security, nous avons des directives claires sur la façon dont nos rapports de sécurité doivent être rédigés pour nous assurer qu'ils sont faciles à comprendre, corrects et professionnels. Bien que le contenu exact puisse changer en fonction des besoins de notre client et des spécificités du site, nous nous en tenons toujours aux mêmes principes fondamentaux. Il s'agit notamment :

• Être précis : Tout ce qui est écrit doit être vrai et basé sur ce que le gardien a réellement vu ou sait avec certitude. Nous évitons de deviner ou de partager des opinions personnelles.

• Rester objectif : Les rapports doivent s'en tenir aux faits et éviter de prendre parti ou de faire preuve de partialité.

• Être clair : Nous utilisons un langage simple que tout le monde peut comprendre, en évitant les termes compliqués ou le jargon.

• Etant terminé : Nous incluons tous les détails importants sur ce qui s'est passé, en répondant à qui, quoi, quand, où et comment.

• Être en temps opportun : Les rapports doivent être terminés et soumis peu de temps après l'événement ou l'observation afin que l'information soit à jour et utile.

• Être professionnel : Nos rapports sont toujours bien formatés et vérifiés pour toute erreur de grammaire ou d'orthographe.

Les rapports des agents de sécurité aident les organismes d'application de la loi

L'une des fonctions les plus critiques des rapports de sécurité est peut-être leur utilisation pour aider la police dans les enquêtes. Les agents de sécurité sont souvent des témoins oculaires de crimes, et des rapports de sécurité détaillés fournissent aux organismes d'application de la loi des éléments de preuve cruciaux qui peuvent être utilisés pour appréhender des criminels. Ces rapports peuvent comprendre des descriptions de suspects, des horodatages, des preuves photographiques ou vidéo et d'autres déclarations de témoins, ce qui améliore les chances d'identifier les suspects et prévenir de futurs incidents.

Étant donné que les rapports des agents de sécurité aident à établir des modèles d'activités criminelles, ils aident la police à allouer les ressources plus efficacement. Si plusieurs incidents graves se produisent dans une région donnée ou suivent une procédure de surveillance similaire, des rapports de sécurité détaillés peuvent aider à cartographier la criminalité et à prédire les activités policières. Le maintien d'une documentation claire et complète permet aux agents de sécurité de combler le fossé entre les équipes de sécurité et les organismes d'application de la loi, ce qui permet une meilleure prévention du crime dans l'ensemble.

Apprenez-en davantage sur la façon dont les agents de sécurité collaborent avec les organismes d'application de la loi.

Quels sont les renseignements recueillis par nos gardes ?

Les agents de sécurité Blackbird sont formés pour porter une attention particulière à leur environnement et documenter soigneusement une grande variété de choses pendant leurs quarts de travail. Ce qui doit être déclaré exactement peut être adapté à chaque client et à chaque emplacement. Cependant, les renseignements que nos gardiens incluent régulièrement dans leurs rapports sont les suivants :

• Activités régulières : Cela couvre des choses comme les patrouilles de routine, la vérification des personnes qui entrent et sortent, la surveillance des caméras de sécurité et l'assurance que le site est généralement sécurisé. Les rapports de patrouille, dont nous parlerons plus tard, entrent dans cette catégorie.

• Observations Cela comprend le fait de noter tout ce qui sort de l'ordinaire, les personnes agissant de manière suspecte, les risques pour la sécurité (comme les déversements ou les lumières cassées), les problèmes de sécurité (comme les portes déverrouillées ou les fenêtres ouvertes) ou les besoins généraux d'entretien.

• Incidents : Tout événement qui n'est pas normal et qui pourrait nécessiter une attention particulière est enregistré comme un incident. Il peut s'agir de quelque chose de petit, comme quelqu'un qui trébuche, ou de quelque chose de plus grave, comme un vol ou un cambriolage.

• Registres des visiteurs et des entrepreneurs Il est important de savoir qui entre et sort d'une propriété pour assurer la sécurité et la responsabilisation.

• Vérifications de l'équipement : Vérifier régulièrement si l'équipement de sécurité (comme les alarmes et les caméras) fonctionne correctement fait souvent partie du rapport d'un gardien.

• Intervention d'urgence En cas d'urgence, toutes les mesures prises par le gardien, y compris l'appel à l'aide ou les mesures initiales qu'il a prises, sont documentées en détail.

Décomposer un rapport de sécurité

Bien que l'apparence d'un rapport puisse différer selon qu'il s'agit d'un résumé quotidien, d'un rapport d'incident ou d'un rapport de patrouille et des besoins du client, la plupart des bons rapports de sécurité comportent les éléments clés suivants :

• Informations sur l'en-tête : Cela comprend habituellement la date et l'heure de rédaction du rapport, le nom et la pièce d'identité du gardien, le nom du client ou du site et le type de rapport dont il s'agit.

• Renseignements contextuels Quelques éléments d'information à ajouter pour le contexte dans le rapport. Cela comprend généralement des lignes distinctes pour le nombre de sujets concernés, des descriptions des sujets, si les services d'urgence ont été contactés ou non, et le numéro de dossier de la police et le nom de l'agent (s'ils étaient impliqués).

• Compte détaillé : Il s'agit de la partie principale du rapport, qui raconte ce qui s'est passé ou ce qui a été observé dans l'ordre. Il doit être précis et éviter un langage vague. Notre formation Blackbird apprend aux gardiens à écrire dans un « style policier », ce qui signifie être objectif, clair et inclure tous les faits importants dans un ordre logique. Cela signifie souvent décrire la séquence des événements, les personnes impliquées (avec des descriptions si possible) et les mesures prises.

• Preuve à l'appui : Il peut s'agir de déclarations de témoins, de photos, de références à des séquences vidéo ou de tout autre élément qui appuie le rapport.

• Signature : L'agent de sécurité signe et date le rapport pour montrer qu'il est exact.

Système de déclaration clair de Blackbird Security

Chez Blackbird Security, nous croyons qu'il faut tenir nos clients pleinement informés. C'est pourquoi nous avons rendu tous nos rapports facilement accessibles via notre portail client en ligne, où vous pouvez voir les rapports et les détails au fur et à mesure qu'ils se produisent. De plus, nous avons un Équipe responsable des rapports prêt à aider. Nos clients peuvent facilement nous faire part de leurs commentaires et nous dire comment ils veulent que leurs rapports soient personnalisés, y compris les informations qu'ils veulent inclure et à quelle fréquence ils les reçoivent.

Blackbird Security offre une variété de rapports pour répondre à différents besoins, y compris des résumés quotidiens et hebdomadaires des quarts de travail, des résumés mensuels, des rapports de tournée remplis (rapports de patrouille) et des rapports d'incident. Notre équipe dédiée aux rapports prend les rapports initiaux de nos gardes et rassemble les informations d'une manière facile à comprendre pour nos clients. Ces rapports montrent les résultats réels des stratégies de sécurité que nous avons mises en place et aident nos clients à voir la valeur de leur investissement dans nos services.

Rendre les patrouilles plus efficaces grâce à la technologie TrackTik

Blackbird Security utilise une technologie de pointe avec TrackTik pour rendre nos patrouilles plus efficaces et nos rapports encore meilleurs. En tant que TrackTik mis en évidence dans leur étude de cas à notre sujet, ce système numérique a considérablement réduit le besoin de produire des rapports manuels fastidieux.

TrackTik comprend un tableau de bord en direct qui permet aux informations de passer de l'appareil mobile d'un agent de sécurité au tableau de bord en temps réel. Notre équipe de gestion et nos clients sont ainsi au courant des incidents au fur et à mesure qu'ils se produisent. Nous pouvons suivre la progression des visites de nos agents de sécurité, consulter une carte de leur emplacement et faire suivre les rapports d'incident et les envoyer au personnel approprié en temps réel.

Les règles et les règlements qui ont une incidence sur l'industrie de la sécurité peuvent varier selon la juridiction, le secteur et la configuration contractuelle. Qu'il s'agisse de la sécurité des centres commerciaux, de la conciergerie et de la sécurité des biens, de la surveillance des patrouilles ou des agents de sécurité industrielle, nous fournissons des données pour soutenir les efforts de conformité de nos clients. TrackTik nous offre une plateforme capable de collecter, de stocker et de communiquer des données provenant de toutes les opérations.

Quelles sont les données enregistrées par TrackTik ?

Une patrouille à Blackbird Security, propulsée par TrackTik, est un processus bien organisé. Nos gardes utilisent la technologie pour planifier les meilleurs itinéraires et s'assurer que toutes les zones nécessaires sont couvertes. À la fin de chaque quart de travail, le rapport de patrouille généré par TrackTik fournit de nombreuses informations utiles :

• Heures et lieux de numérisation des jetons : Le rapport indique exactement quand et où chaque jeton de sécurité (point de contrôle) a été numérisé. Cela prouve clairement que la patrouille a été effectuée au besoin.

• Informations personnalisables : Nous pouvons configurer nos rapports pour saisir des détails précis qui sont importants pour chaque client à chaque point de contrôle. Par exemple, dans une piscine, un gardien peut noter le niveau de l'eau et si la porte est verrouillée. Pour les vérifications d'agrément, ils peuvent signaler la propreté et si tout fonctionne. Nous pouvons utiliser de quelques jetons à des centaines, selon la taille et les besoins de sécurité du site.

• Pourcentage de vérifications effectuées : Le rapport indique le pourcentage de points de contrôle qui ont été scannés, et nous visons 100 % pour confirmer que toute la patrouille a été effectuée correctement. Cela permet de s'assurer que tous les points d'accès clés et les zones qui doivent être surveillés, comme les portes, sont sécurisés et que les tâches comme les vérifications de la piscine et des équipements sont effectuées.

• Informations détaillées sur le point de contrôle : En cliquant sur un point de contrôle spécifique dans le logiciel TrackTik, les clients peuvent voir plus de détails enregistrés par le gardien, par exemple s'il y a eu des fuites, des dommages causés par un incendie ou du vandalisme à cet endroit.

• Alertes de déficience Si un gardien trouve quelque chose qui ne va pas à un point de contrôle, le jeton passera au rouge dans le système TrackTik, et un rapport d'incident immédiat est créé et envoyé au client pour qu'il le sache immédiatement.

• Signalisation du gardien : Une fois le rapport de patrouille terminé, l'agent de sécurité qui a effectué la patrouille le signe numériquement, ce qui assure la responsabilisation et facilite le suivi au besoin.

Lire la suite : Fonctionnement de la technologie TrackTik

Obtenez une visibilité claire sur vos opérations de sécurité avec Blackbird Security

Il est essentiel de comprendre ce qui se passe sur le terrain pour une gestion efficace de la sécurité. Chez Blackbird Security, nous allons au-delà de la simple prestation de personnel de sécurité.

Nos systèmes de rapports complets, alimentés par une technologie comme TrackTik et soutenus par notre équipe de reporting dédiée, fournissent des informations claires, précises et opportunes sur vos opérations de sécurité. Des résumés quotidiens aux rapports détaillés d'incident et de patrouille, nous fournissons les informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées et assurer la sécurité de vos biens et de votre personnel.

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